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電話会議の日時を設定する


電話会議の日程・時間を設定・調整するための英文メールの文例を載せています。

実際に会って表情を見ながら話をするのとは違い、声のトーン(雑音交じりの)だけで行う電話会議は、かなりの難易度です。そのため重要な会議では、社内の多少英語を話せる社員に通訳を頼むのではなく、プロの通訳を頼んだ方が無難です。TOEIC900点台だとしても、英語で電話会議を行うには実力・経験不足の場合があります。

双方に都合の良い電話会議の時間帯は
ヨーロッパ(朝)- 日本(夕方4~5時)
アメリカ(前の日の夕方)- 日本(朝8~9時)頃になります。


国際電話の掛け方


国際電話の番号は、010-相手の国番号-999-888-7777のようになります。999の前に0があれば取るのが決まりになっています。
国番号はアメリカが1、イギリスは44になります。


逆に、相手の国から日本に電話を掛けてもらう場合は、日本の国番号が81番なので81-3-1234-5678のようになります。市外局番の0は取るのが決まりなので、東京の場合は03ではなく3から番号を伝えます。

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メール例文

Subject:Tele-conference


Dear Mr. Brown,


We would like to arrange a tele-conference to talk about introducing new accounting system on the 4th of December, Tuesday.

Agenda
1. River to introduce the IFRS concept.
2. River to show you the sample calculation sheet.

How about the time from 6:00 pm to 7:00 pm JST?

Our phone number is +81 12 345 6789.


Kind regards,

River

件名:電話会議


ブラウン様


私たちは、新しい会計基準システムの導入について、電話会議を12月4日(火)に行いたいと考えています。

議題は
1.リバーがIFRSの概略について説明します。
2.リバーがサンプル計算シートをお見せします。

日本時間(JST)の午後6時から7時までの間でいかがでしょうか?

私たちの電話番号は+81 12 345 6789です。


敬具

リバー

Subject:Re:Tele-conference


River, thank you for the emails. I will make arrangements with our team to participate in the call at 6:00 pm JST.

I will provide you our current discussions on our accounting system and how it may or may not fit into Japanese accounting system.


Best regards,

Brown

件名:Re:電話会議


リバーさん、メールをありがとうございます。私達のチームも日本時間午後6時からの電話会議に参加できるように調整しています。

弊社の会計システムについての議論を通して、日本の会計基準にシステムが適合するか否かの我々の見解をお話します。


敬具

ブラウン

Subject:Re:Tele-conference


River san,

I will adjust my schedule for next week to be able to accept this time for a call.

I have meetings on Tuesday and may not be able to get on the call at the time requested.

Therefore, I may possibly need to cancel if I am unable to conclude my other meeting.


Best regards,

Brown

件名:Re:電話会議


リバーさん

私は電話を受け取ることができるように来週のスケジュールを調整しています。

火曜日は会議が続く予定で、指定の時間に電話に出られない可能性があります。

そのため、もしかすると会議が終わらない場合、電話会議をキャンセルする必要があるかもしれません。


敬具

ブラウン

その他の表現


Do you have a couple of alternative dates that will work on your schedule?

あなたにとって都合のよい候補日を2~3日提案してください。

10 April (Fri) at 20:00 will work for me.

4月10日(金)20時からならば都合がいいです。

If you or anyone else in your group has trouble logging into the conference call tomorrow please call my direct no. ? 123-654-9876 and I will connect you.

もし明日の電話会議のログインでトラブルになった場合は、直接私に電話(123-654-9876)してください。その際は私が設定を行います。

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