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会議出席を伝える英文メール例


海外で行われる会議に出席する場合は、時差を考慮してフライトを予約する必要があります。到着してすぐ会議に出席する場合は、時差ボケがひどくて相手の英語が理解できなかったでは済まされないので、ビジネスクラスの利用をおすすめします。

エコノミーで移動せざるを得ない場合は、1泊休んでから次の日の会議に出席する日程を組むことで、パフォーマンスの低下を防げます。英語に自信があっても、時差ボケがパフォーマンスに影響するので、到着してすぐの会議日程は避けたほうが無難です。

また、海外で通訳者を頼む場合は当たり外れが激しいので、最悪の場合を想定して自分で英語を話す心構えが必要です。見積もりを意味する「estimating」を「推測」と訳した通訳者さんがいたので、英語が理解できない人は??になっていました。 「この部屋で推測を行っています」なんてそもそも日本語になっていません。

正しくは「この部屋で見積書を作成しています」なのですが、通訳者さんの誤訳がひどくて眠気が吹き飛んだ経験があります。


重要な会議は日本側でも通訳者を手配する


現地企業に通訳手配をお願いした場合、通訳者のレベルがバラつく傾向にあります。そのため、日本の通訳会社経由で現地の優秀な通訳者を手配してもらうことをおすすめします。

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メール例文

Subject:Attend the meeting


Dear Mr. Brown,


I am going to attend the meeing in UK.

My plans would be to arrive in UK on Sunday from Japan and depart UK on Wednesday Evening.

We look forward to seeing you all soon.


Kind regards,

River

件名:会議に出席します


ブラウン様


イギリスで行われる会議に出席する予定です。

私の計画では、日本からイギリスに日曜日に到着して、水曜日の夕方にイギリスを出発します。

皆さんにお会いできることを楽しみにしています。


敬具

リバー

Subject:Attend the meeting


Dear Mr. Brown,


Mr Bradley will be attending the December 15th Board Meeting.

When you have more details, please email Bradley and me.

We are interested in the Schedule, what day activities begin and what date Mr Bradley can fly home, along with a hotel you recommend.

I look forward to hearing from you.


Best regards,

River

件名:会議に出席します


ブラウン様


ブラッドレイ氏は12月15日に開催予定の取締役会に出席する予定です。

詳細が決まりましたら、ブラッドレイ氏と私にメールで送ってください。

ブラッドレイ氏の日本到着および帰国の日程を決める必要があるため、会議スケジュール(時間)をお知らせください。また、おすすめのホテルをお知らせください。

返事をお待ちしています。


敬具

リバー

Subject:Attend the meeting


Dear Mr. Brown,


Thank you for your email of August 27th. I wanted to advice you of changes in the schedule.

Mr.Agrippa will be accompanying Mr.Caesar on the trip and the scheduled meetings.

Arriving Tokyo on Monday,September 17th @4:00 pm on UA flight#21, Terminal 2.

Departing Tokyo on Wednesday, September 19th @1:10 pm on UA flight #22.

I’d be grateful if you could book the same hotel as Caesar and confirm if they can take a Limousine bus from Narita airport direct to the hotel.


Best regards,

River

件名:会議に出席します


ブラウン様


8月27日付のメールありがとうございます。スケジュールの変更についてご連絡します。

アグリッパ氏はカエサル氏に同行して出張し、予定されている会議に出席します。

東京到着は9月17日(月)午後4時、UA21便でターミナル2に到着します。

出発は9月19日(水)、午後1時10分にUA22便で出発します。

カエサル氏と同じホテルを(アグリッパ氏のために)予約して頂けると幸いです。また、リムジンバスで成田空港からホテルまでの直行が可能かどうか確認してください。


敬具

リバー

その他の表現


I would be very pleased to meet with you following the Board meeting.

次回の取締役会でお会いできることを楽しみにしています。

I look forward to seeing you on the 24th.

24日にお会いできることを楽しみにしています。

be going to Vとbe Vingの違い


①I am going to attend a meeting.

②I am attending a meeting.


Be going toは通常、その出来事がすぐに起こるが、必要な調整がまだ行われていないことを表します。つまり、①の文だと会議が近いうちに行われるが、ホテルや移動手段の手配がまだ済んでいないことを表しています

一方、be ~ingは、必要な調整がちょうど今行われている場合、またはもう調整済みであることを表します。そのため、②の文ではホテルや移動手段の手配が行われたか、もう手配済であることを表しています。

A-Z English Grammar & Usageを参考に解説しています。

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