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相手から返事が届かない場合の原因と対策


相手にメールを送ったのに返事が来ない。催促のメールを送ってみても「なしのつぶて」で打つ手なし。英文メールのやり取りでこんな経験はありませんか?

これまでの経験から、返事が来ないメールにはある程度決まった傾向があることがわかりました。プロの翻訳者による完璧な翻訳でも、相手に無視されてしまうことがあります。

そのため、返信のない原因は英語表現が間違っているからではなく、日本語表現または相手側の都合によるケースが大部分だと考えられます。

もっと表現を変えたらいいんじゃないかな、この問い合わせ方だと返事が来ないだろうな、と思うことが英文の確認を依頼された場合によくあります。そこで、ビジネス習慣の違いから英文メールを書く時に注意したほうが良い点をまとめました。


日本語→英語の訳を依頼する側に対してのアドバイス


訳を依頼する人が取締役クラスになると、翻訳者が内容について指摘しづらくなってしまいます。また、英語に自信がある方が作成した文章では、文法チェックで間違いを指摘するのが非常に困難です。

翻訳者・担当者からのアドバイスを利用することが目的達成の近道になります。「間違いがあったら指摘してほしい」「内容はこれでいいかな?」など、翻訳者(英文作成者)に一声かけると英文作成がスムーズに進みます。


英文メールで確実に返信させるポイント


①無理な条件を提示しない

無理な条件を提示すると、交渉に入ることすらできずに打ち切られてしまいます。特に金額面では、日本側は最初に高めの金額を提示して、交渉するごとに下げてお互いの妥協した金額で折り合いをつける交渉を好む傾向にあります。例えば1億円の商品なら2億円を最初に提示して、1億円まで下げる前提で交渉を考えています。

ところがアメリカ企業の場合は、2億円と提示した瞬間に高い確率で交渉が終わってしまいます。100億円を超えるM&Aでも一瞬で決断する経営者ならば、時間を掛けて2億円の商品を1億円に下げる交渉は好みません。

失敗事例

  • 価格交渉前提の値段(最初に2倍の値段)を提示
  • ライセンス契約の期間期限をなくする(永遠に終われない契約に)
  • 契約前の資料提供と技術者派遣を依頼
  • タダで手間のかかる見積もりを10件作成してね。期日は明日まで

②長文のメールは送らない

例えば、文字がぎっしり800字もあるメールを受取ると、もらった側(自分でも)読むのが億劫だし、返信するのもめんどくさいと思ってしまいます。

可能な限りわかりやすい構文の短いメールを作成するよう心掛けてください。また、質問は多くても3つ以内にします。

関係代名詞による長い補足説明が必要であれば、日本語を見なおしてみましょう。文が長くなること内容がぼやけてしまい、英訳のミスが増えます。


③めんどくさいメールには対応してもらえません

タダ(無償)で何かをお願いする場合は、まず手間のかかる内容には対応してもらえないと思った方が無難です。作成に何時間もかかる資料や、データを探してから回答するような内容を依頼すると、確実に返事は届きません。

また、担当者の判断を超える依頼であれば、上司の指示を仰ぐ必要があるため回答までの時間がかかります。


④相手との取り決めを守る

交渉の結果、両者で合意した事項は守る必要があります。例えば、会議の席でアメリが側が覚書(Memorandum of Understanding)を作成して日本側に送ることになっているのに、日本側でLetter of Intent を作成してアメリカに送ってしまうと、合意事項は意味のないものになってしまいます。

たとえ善意のつもりでも、合意事項は守らなければなりません。相手から返事がないからといって、余計なことをする必要はありません。


⑤簡単な単語を使う

同じ「理解する」という日本語でも英語ではcomprehend,understand等のいくつかの候補があります。わざわざ難しいcomprehendを使いたがる人がいますが、簡単なunderstandを使いましょう。


日本語の「考慮する」を英訳する場合、「心配する」に言い換えてworry aboutで十分意味が伝わります。簡潔さが誤解をなくす最善の方法です。


⑥24時間以内の返信を心がける

「社内で返信案を検討してから返事しよう」と何も連絡しないと、相手はメールを見たのかどうか不安になります。返信に時間がかかりそうな場合は
Thank you for your email. We are discussing the matter and let you know our proposal as soon as possibel.
(メール受信しました。現在、話し合い中であり当方の案をできるだけ早くお知らせします)のような返信だけでもしておきましょう。

失敗例として、弁護士と対応案を検討して返信まで時間がかかり過ぎたため(2ヶ月以上)、相手方を怒らせたケースを知っています。(私の入社前ですよ!)返信まで時間がかかると思われると、相手の返信も遅くなります。


⑦文法チェックを必ず行う

間違いだらけの英文を送ると、相手からの対応に差が出ます。小学生が書くような幼稚な文では、プロフェッショナルな対応が望めません。日本語では主語や目的語を省いても意味が通じてしまいますが、英語は日本語とは違う文法ルールに従っているため、直訳すると名詞の過不足が生じることがよくあります。

誤字脱字、自動詞・他動詞の区別、単数・複数のチェックを最低限行ってから、メールを送りましょう。


⑧CCにズラッと自社担当者を並べるのはやめましょう

日本企業の特徴として、CC欄に10人以上の自社担当者を入れているケースをよく見ますが、CC欄は多くても3人までにしましょう。CC欄が多いほど、自分に決定権限がないように思われてしまいます。


⑨英文メールは自分のアドレスから送ってください

日本語から英文への翻訳後、そのまま翻訳者/担当者から相手にメールを送るように指示されるケースがあります。社長のメールを別の人が代筆して送ると、受取る欧米人には相当な違和感を与えます。逆に、アメリカ、イギリスのCEO、COOから届くメールで代筆だったことは一度もありません。

電話されたら困るからといった理由で、自分のアドレスから送るのを躊躇しているならば、連絡先の電話番号を削除しても問題ありません。メールでの連絡ならば時間を掛けて返事ができるため、電話より対応が楽になります。


⑩写真、図を用いて伝えるテクニック

写真を使えば難しい内容でも、簡単な表現で伝えることができます

矢印の柱に掛かる加重を計算する方法を聞くときにあなたならどうしますか?
上の写真を添付して、Could you please let us know how to calcurate the load on a pillor as shown by arrow?と聞けば、1文で相手に内容が間違いなく伝わります。

言葉だけで伝えようとせず、写真や図を活用してできる限り英文を平易で短くする工夫をしましょう。


適切な文字数を意識して短い英文にしよう


日本語の英訳を頼まれたとき、余りにもぎっしり書き込まれていたので見た瞬間うんざりしたことがあります。結局、自分の仕事ができなくなるので翻訳を外注しました。

翻訳者さんも優秀なので、日本語を英語に過不足無く翻訳していましたが、結局送付先の相手からは返事をもらえませんでした。自分と同じで相手もうんざりしたんだなと思って面白く感じました。(会社の人には伝えていません)うんざりする基準は欧米人も日本人と同じようです。

ひとつの質問文に300~400文字を費やし、細かく説明しようとしていましたが、私なら図や表を活用して英語で10文字もあれば同じ内容を聞く質問文が作れるのに・・と思ったことがあります。


どんなに長くても1文の長さは
日本文(60文字)/ 英文(20単語)以内にしましょう。

相手から返事が来ない場合は、日本語と上記の10のポイントを見直しましょう。翻訳者は日本語(内容)までは見てくれません。


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