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発注書(PO)の送付と受領の連絡


発注書は英語でPurchase Orderと言います。定型文でのやり取りになるので、あまり英文表現で工夫するところはありません。

下記のメールをコピペで使用することをおすすめします。なお、Purchase OrderはPOと略されることがあります。

受領確認の定型文に対して返信する必要はありません。受領確認が届かない場合のみ、問い合わせましょう。

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メール例文

Subject:Purchase Order (ABC-0123)


Dear Mr. Brown,


Please find attached our Purchase Order(ABC-0123).

Thank you in advance.


Kind regards,

River

件名:発注書(ABC-0123)


ブラウン様


発注書(ABC-0123)を添付して送信しましたのでご確認ください。

お手数をお掛けしますがよろしくお願いします。


敬具

リバー

Subject:Confirmation


Dear Mr. River,


Thank you for submitting your Purchase Order(ABC-0123) for our acknowledgement.

Please accept this email as confirmation that we are in receipt of your order and will contact you to discuss your requirements in due course.


Please note that ABC Corporation's standard condition of contract for the supply of Goods and services shall prevail and govern the supply and/or services performed under this order.


Best regards,

Brown

件名:確認


リバー様


発注書(ABC-0123)を送付頂きましてありがとうございます。

このメールは、発注書を受け取ったことをお知らせするもので、ご要望を確認するため弊社からご連絡する場合があります。


商品の供給及び提供するサービス条件につきましては、ABC社の契約書に記載の標準条件に従って、商品供給、サービス提供が行われるものとします。


敬具

ブラウン

英文発注書(Purchase Order)のテンプレート


下記の発注書(Purchase Order)のテンプレートでは、ABC Corporation(ニューヨーク)がXYZ Corporation(京都)に商品を発注しています。

英文発注書Purchase Orderのテンプレート

英文発注書(Purchase Order)の英語表現


①Order Date(発注日)

30/06/2014で2014年6月30日になります。紛らわしいと感じる場合は、June 30,2014としても問題ありません。


②SHIP VIA(輸送会社)

Air Fleight(航空便)と例では記入していますが、具体的な会社名「DHL」「UPS」等と記入しても問題ありません。発送元の取り扱いが多い(たくさん発送している)場合は、送料の割引率が高くなるので日本で手配(指定)するよりも、相手方に任せてしまったほうが安くなる場合があります。


③Payment Terms(支払い条件)

基本的に売買契約に従うことになるので、最初に取引する前に交わす売買契約書に記載の条件が適用されます。よくある支払い条件で「Net 30days from Invoice date」となっている場合は、請求書の日付から30日以内の支払いという契約条件になります。

日本で多い「月末締めの翌月末払い」という商慣習は、アメリカ・イギリスではほとんど見られないので、日本とは違うと思って注意してください。なお、遅れると1日○%の利子を払えと契約書に書いてあったりするので、振込み日は絶対に確認しましょう。


④Shipping Terms(貿易取引条件)

貿易取引条件には、船舶用のFOB、CFR、CIFと、海上・空路ともに使えるコンテナ輸送のFCA、CPT、CIPなどの貿易取引条件があります。

CPTであれば、指定地(例えば発送元から成田空港)までの運送費を発送元が負担します。CIPは、CPTの条件に保険(Insurance)が付きます。


⑤Expected ship Date(希望発送日)

発注数量にもよりますが、発注書の送付日から1ヶ月以上は空けるようにします。イギリス・アメリカからの輸入では、発送から受け取りまで最短で1週間程度かかります。また、初回取引、初めての商品を輸入する場合、通関に時間がかかる可能性があり、届くまで2週間程度かかることもあります。


⑥Approved by(サイン)

通常、発注書の下に自筆の署名が必要になります。左側または右側に署名スペースがあるので、署名後、スキャナーで読み込んでPDFにします。sign,signatureと記載する場合もあります。

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