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取締役会の招集通知を送る & 招集通知例


取締役会の招集通知を送る際の英文メールと招集通知のテンプレートです。

招集通知を送るのは、取締役会の1ヶ月前などと定款で決まっていると思いますが、海外から取締役が来日する場合は事前の航空券予約等が必要となるため、可能な限り早めの招集通知送付を心がけます。

取締役会での議題は決算の承認などの定型表現が多いので、下記のテンプレートを使えば、英語が苦手でも十分対応できます。

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メール例文

Subject:Notice of the BOD Meeting
(7 February, 2016)


Dear Mr. Brown,


The upcoming Board of Directors Meeting will be held on 7th day of February, 2016.

Items on the agenda include the attached notice of the meeting.


If you have items from your point of view as an outside director which you would like to discuss, please contact our secretary office, so they can add them into the agenda.

If you have any questions, please feel free to contact me.


Kind regards,

River

件名:取締役会招集通知
(2016年2月7日)


ブラウン様


次の取締役会は2016年2月7日に開催予定です。

添付の招集通知に議題が記載されています。


社外取締役の観点から議論したい項目があれば、秘書室までご連絡ください。秘書室で議題を追加いたします。

ご不明な点等ございましたら、遠慮なく私にご連絡ください。


敬具

リバー

Subject:BOD Meeting


Dear Mr. River,


Please find the attached Notice of the upcoming BOD meeting.

Next BOD meeting is being scheduled at 13:30 p.m. on Tuesday, 5 July, 2016.


Please feel free to contact me if you have any questions.


Best regards,

Brown

件名:取締役会


リバー様


添付の取締役会の招集通知をご覧ください。

次回の取締役会は2016年7月5日(火)の13時30分から開催される予定です。


ご質問がございましたら、お気軽に私までお問い合わせください。


敬具

ブラウン

取締役会召集通知(NOTICE)のテンプレート


下記のNOTICE OF THE BOARD OF DIRECTORS MEETING(取締役会招集通知)のテンプレートは、XYZ Corporation(京都)が2014年の2月7日(金)に取締役会を開催するという設定で送付する招集通知例になります。ほぼ定型表現なので、日付と曜日、議案修正すれば、どの会社でもテンプレートを活用できます。

取締役会招集通知Notice of the BOD Meetingのテンプレート

英文招集通知(Notice of the Meeting)の英語表現


開催日時と場所

招集通知には、開催日時と場所を明記する必要があります。日時は「13:00 p.m. on Friday, the 7th day of the Februar 2014」などのように記入します。場所は、「Corporate Office at Conference Room A,(会議場所の住所)」のように記載します。


議案(Agenda)

議案の訳はそれぞれ下記のようになります。


①To consider and approve the minutes of the Board of Directors Meeting for 10 December.

(12月10日開催の(前回)取締役会の議事録の検討と承認)


②To consider and approve the financial report for the year ended 31 December,2013.

(2013年12月31日に終わる1年間の財務報告書の検討と承認)


③To consider and approve the audited accounts for the year ended 31 December,2013.

(2013年12月31日に終わる1年間の監査済み財務諸表の検討と承認)


④To consider and appointment of new auditors in place of those who retired.

(退任する監査役の後任監査役の検討と指名)


⑤To discuss and decide on the 2015 Annual General Meeting of Shareholders' date.

(2015年度の定時株主総会の日程の検討と決定)


Reports(報告事項)

Any other business properly arising.

(その他ビジネスに関する報告事項)


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