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日米で異なるビジネス習慣(海外出張編)


日本と欧米というタイトルにしましたが、世代間でもビジネスの常識に大きな隔たりがあるように思います。

日本側(60歳前後の年代)はとりあえず一回会ってみて、顔見知りになってから徐々に仕事の関係を築いていくスタイルを好みます。

一方、欧米側の取締役は時差を気にしなくてもよいメールや、顔を見ながら話したければweb会議が存在するこの時代に、わざわざ長時間移動して雑談をすることに意味を見いだせないと思う傾向にあります。


同年代の欧米人は、日本側からの出張に対して「わざわざ出張しなくてもweb会議で済むでしょ?」と伝えてくることからも、とにかく1回は顔を合わせて式のコミュニケ―ションは欧米のビジネスマンには好まれまないと考えられます。


日本のビジネス習慣はめんどくさいと思われないためのアドバイス


日本企業との取引は「面倒でわけわからない」と思われないように注意すべき点をまとめました。

「とりあえず会いたいです」は、自分は暇ですとわざわざアピールするようなものです。海外出張する案件を「3人以上で話す必要があって、複雑/金額の大きい案件のみ」に絞りましょう。

電話会議、またはweb会議ならば双方の時間を調整しやすいので、相手も応じやすいと思います。一度めんどくさい人たちと思われると、会議の呼びかけにも応じてもらえなくなりますのでご注意ください。


①わざわざ出張する必要があるか最初に考えましょう

電話やメールで済む話をわざわざ会って話したいというのは欧米のビジネスマンにとって理解不能です。また、合弁契約の打合せなどでは、下手に出張すると時間がないため不十分な交渉のまま相手方の条件を飲まされる可能性があります。

契約書類は書面でやり取りした方が、時間を取って検討でき、また交渉過程を残せます。海外出張して細部まで交渉しようとすると、時間の制約から交渉失敗のリスクが高まります。


②大名行列はやめましょう

大勢でぞろぞろ訪問するのは相手を混乱させます。東京都だけではなく民間企業も記念に海外出張を計画する傾向がありますが、人数が多くなるほど決定権限が曖昧になります。1番最悪なのは「日本に帰って役員会議後に返事をします」となるケースです。

決定権を持つ人+2人までが訪問団人数の上限です。誰が決定権を持つか明確にしてから会議に臨みましょう。 持ち帰って検討するなら何のために来たの?と思われてしまいます。


③コスト意識がプラス効果をもたらします

欧米から来日する取締役がエコノミークラスを利用していたので驚いた経験があります。対照的に日本人はビジネスクラス/ファーストクラスでの移動を好むので、1人100万円以上の費用がかかります。

特に、日本側はぞろぞろ大名行列になる傾向にあるので数百万以上も経費を掛けた出張になりますが、欧米側からするとコスト意識がないと思われてしまいます。商品価格に乗るんだろうなと思われると商売上マイナスです。


④お土産は必要ありません

特に年配の日本人は何が何でもお土産を買っていこうとしますが、どんなに高価なものを送っても好まれません。表面上は喜んでもらえますが、本心は相手を困らせるのでお土産を渡す習慣はやめましょう。

相手を困らせるお土産ベスト3

  1. まんじゅう(あんこは苦手です)
  2. たばこ(健康志向で重役クラスになると誰も吸っていません)
  3. 鎧兜、日本人形(置き場所に困ります。欧米のインテリアと合いません。)

喜ばれるお土産

お土産を渡すと、返礼としていらないものを渡される可能性が高いため、可能な限りお土産は持って行かないほうがよいと思います。

しかし、どうしても持っていかざるを得ない場合は、値段の安く、かさばらないものを持っていくことをおすすめします。

持って行くならこのお土産

  1. ゴルフの和風マーカー
  2. ポッキー/キットカット(ご当地物)
  3. 寿司マグネット


図をクリックするとAmazonの商品ページに移動します。

経験上、ご当地物のポッキーとキットカットは、ヨーロッパでもアメリカでも女性社員に特に喜ばれます。

値段が高くないので、相手にも気を使わせないこれらのお土産が、もし欧米企業に持って行くとするならばベストな選択肢になります。しかし、成田空港ではブランド物のバックなどしか売っていないので、地元のスーパーなどで事前に購入する必要があります。


⑤値引いた金額を最初に提示しましょう

最初に高い金額を提示して、双方の折り合いをつけていく日本式の交渉はうまくいかない可能性が高いです。特にアメリカ企業の場合、金額差が大きいと判断すると交渉を打ち切る傾向にあります。


⑥通訳の手配は日本側で行いましょう

通訳の手配をアメリカ側にお願いしたことがありますが、技量不十分な通訳者で誤訳が多く苦労した経験があります。日本の通訳会社に頼めば一定レベル以上の通訳海外手配が可能です。

また、くれぐれも社内の英語ができる人(TOEIC満点だとしても)を通訳として同行させるものやめた方がいいでしょう。通訳の訓練を受けていない人が本番の会議で通訳をするのは難しく、誤訳が重大な影響を与える可能性があります。


⑦秘書(事務局)に細かく指示を出すのはやめましょう

取締役クラス以上になると周りがその指示を訂正できなくなります。間違った指示によりかえって手間がかかることは相手方との調整上マイナスに働くので、口出しは最小限にしましょう。方針だけ決めれば、あとは全部任せた方が良い結果になります。


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