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株主総会招集通知の日英対訳


株主総会の招集通知に関しては、上場企業の多くが英文の招集通知を公開しているので、参考例に困ることは少ないと思います。定型表現が多いので、独自の文章を作ろうとせずに、オーソドックスな文面にする方が無難です。

英語の招集通知作成のポイント

  1. 第○○回ではなく、FY2016(2016年度)にように西暦で作成すると日本人以外にもわかりやすくなります。
  2. 「議決権行使書は○月○日の○○時(JST:日本標準時)までに提出ください」と、どの時間帯かを明記します。
  3. 議決権行使書の賛否は「for」反対は「against」で表します。Yes,Noではないので注意してください。

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株主総会招集通知

株主総会招集通知(英)


(Translation)


May 23,2016

To all Shareholders:

XYZ CORPORATION

Nishi-kujo 100,Kyoto


NOTICE OF CONVOCATION OF FY2016

ORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS


Dear Shareholders,


Please refer to the following for information about the upcoming FY2016 Ordinary General Meeting of Shareholders of XYZ Corporation. We hope that you will be able to attend this meeting.

If you are unable to attend the meeting, please execise your voting rights by no later than the close of business(5:45 p.m.) on Friday, June 17,2016 (Japan time) by Internet by Internet voting or by signing, dating and returning the Form if Proxy in the postage paid return envelope provided.


1.Date and time: 10:00 a.m. Monday,June 20,2016


2.Venue: Meeting Room A, Head Office of XYZ Corporation,Nishi-kujo 100,Kyoto,Japan


3.Meeting Agenda:

Reports:

Reports on business review and financial statements for FY2015(from January 1,2015 to December 31,2015), as well as the results of the audit of financial statements by accounting auditor.


Resolutions:

 Proposed Resolution 1:Distribution of Surplus

 Proposed Resolution 2:Election of 3 Directors

 Proposed Resolution 3:Election of 1 Auditor


Notes: The business Report,Balance sheet,Income statemtn,Change in Net Assets and Audit Report from January 1,2015 to December 31,2015 will be available on the XYZ Corporation whbsite, which can be accessed at http://www.xyz.com.investers.html


Items for Resolution and Reference Material

Proposed Resolution 1:Distribution of Surplus

 We propose the distribution of surplus as follows:


(1) Type of dividend assets

Cash


(2)Allocation of dividend property and total amount thereof to shareholders

Payment of 1,000 yen per share of common stock(Total amount of dividends: 1,000,000,000 yen)


(3) Effective date of distribution of surplus

June 20,2016


Proposed Resolution 2:Election of 3 Directors

The terms of office of all of 3 members of the Board of Directors expire at the close of this Ordinary General Meeting of Shareholders. Accordingly,we hereby request that 3 Directors be elected.


Name
(Date of Birth)
Brief Personal History and Representative Status
in Other Companies
Number of
the Corporation's
Shares held
Eitoku Kano
(February 16,1943)
April 1962
June 1985
June 1988
April 2001
Joined the Company
Director,Painting Center,Kyoyo
Managing Director
President and
Chief Executive Officer(present)
10,000
Soshu Kano
(August 7,1951)
April 1970
January 1977
March1979
January 1985
Joined the Company
General Manager, Overseas painting
Directors and Exective Vice President
Exective Vice President(present)
10,000
Mitsunobu Kano
(July 15,1988)
April 2006
April 2012
Joined the Company
Manager,New York office, Business Development Division(present)
-

Notes:There is no particular interest between any of the candidates and the Company.


Proposed Resolution 3:Election of 1 Auditor

Sesshu, who served as Auditor of the Company, passed away of August 8,2015. With this vacancy, the Company requests the election of one Auditor. The candidate for the position of Auditor is as below.


Name
(Date of Birth)
Brief Personal History and Representative Status
in Other Companies
Number of
the Corporation's
Shares held
Tohaku Hasegawa
(February 24,1939)
April 1999 Council Member of the
JMonchu-dokoro
0

Notes:There is no particular interest between any of the candidates and the Company.


株主総会招集通知(日)


(翻訳)


2016年5月23日

 


XYZ株式会社

京都府京都市西9条100番地


2016年度定時株主総会招集のご通知

 


 

XYZ社2016年度定時株主総会を下記のとおり開催いたしますので、ご出席くださいますようお願い申し上げます。

なお、当日ご出席願えない場合は、インターネットまたは書面による議決権行使ができますので、お手数ながら2016年6月17日(金曜日)の午後5時45分までに議決権を行使くださいますようお願い申し上げます。なお、郵送による議決権行使をされる場合は、賛否をご表示いただき、署名および日付をご記入の上、同封の返信用封筒にて期日までに到着するようにご投函くださいますようお願い申し上げます。


1.日 時  2016年6月20日(月曜日)午前10時


2.場 所  京都府京都市西九条100 当社本店A会議室


3.会議の目的事項

報告事項:

2015年度(2015年度1月1日から2015年12月31日まで)事業報告、計算書類ならびに監査役による計算書類の監査報告の件


 

決議事項:

 第1号議案 剰余金の処分の件

 第2号議案 取締役3名選任の件

 第3号議案 監査役1名選任の件


2015年度(2015年度1月1日から2015年12月31日まで)事業報告、貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、および監査報告書については、当社webサイト(http://www.xyz.com/ investers.html)に掲載させていただきます。



議案および参考事項

第1号議案 剰余金の処分の件

 剰余金の処分につきましては、以下のとおりといたしたいと存じます。


(1) 配当金財産の種類

金銭といたします。


(2) 配当財産の割当てに関する事項およびその総額

当社普通株式1株につき金1,000円(配当総額1,000,000,000円)をお支払させていただきたいと存じます。


(3)剰余金の配当が効力を生じる日

2016年6月20日


第2号議案 取締役3名選任の件

現任取締役は、今回の株主総会終結の時をもって全員が任期満了となりますので、次の3名の取締役の選任をお願いするものであります。


氏名
(生年月日)
略歴および重要な兼職の状況 保有株式数
狩野 永徳
(1943年2月16日生)
1962年4月
1985年6月
1988年6月
2001年4月
当社入社
絵画部門(京都)取締役
常務取締役
社長及びCEO(現在に至る)
10,000
狩野 宋秀
1951年8月7日生
1970年4月
1977年1月
1979年3月
1985年1月
当社入社
海外絵画部門部長
取締役副社長
副社長(現在に至る)
10,000
狩野 光信
1988年7月15日生
2006年4月
2012年4月
当社入社
ニューヨーク支店海外事業本部課長
(現在に至る)
-

(注)上記の候補者と当社との間に特別の利害関係はありません。


 


 


 


 

第3号議案 監査役1名選任の件

2015年度監査役に選任された雪舟氏は、2015年8月8日に亡くなられました。監査役が空席となっているため、新たに1名の監査役選任をお願いいたしたく、その候補者は次のとおりであります。


氏名
(生年月日)
略歴および重要な兼職の状況 保有株式数
長谷川 等伯
(1939年2月24日)
1999年4月 門注所審査委員(現在に至る) 0

(注)上記の候補者と当社との間に特別の利害関係はありません。


議決権行使書(英)


XYZ CORPORATION


It would like to submit your

Form of Proxy electronically

via the internet to go

http://www.xyz.com/investers.html


FORM OF POXY

General Meeting of Shareholders to be held on June 20,2016


I/We desire the Form of Proxy to be used as indicated by an '?' in the relevant box below.

PROPOSAL FOR AGAINST VOTE
WITHHELD
Proposal 1
Distribution of Surplus



Proposal 2
Election of 3 Directors
(a)To-re-elect Eitoku Kano a Director
(b)To re-elect Soshu Kano a Director
(c)To elect Mitsunobu Kano a Director















Proposal 3
Election of 1 Auditor



Date:

Signature(s):

議決権行使書(日)


XYZ株式会社


インターネットによる

議決権行使は、下記の

サイトから実行可能です

http://www.xyz.com/investers.html


議決権行使書

定時株主総会(2016年6月20日)


私は各議案につき、下記のボックス(□)に賛否を'?'で表明することで議決権を行使します。

議案 賛成 反対 保留
第1号議案 1
剰余金の処分の件



第2号議案
取締役3名選任の件
(a)狩野 永徳 - 取締役再任
(b)狩野 宋秀 - 取締役再任
(c)狩野 光信 - 取締役新任















第3号議案
監査役1名選任の件



日付:

署名:

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