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英文メールの書き方と10個の基本ルール


英文メールには決まった書式があるため、定型表現を参考にして英文メールを作成する方法をおすすめします。

  • 相手の立場になってメールを作成する
  • 機械翻訳は意味不明な文になるので使わない
  • 初心者のうちは、真似ることから始める

英語のメールを書くのに1時間も掛かってしまったという経験はありませんか?

残念ながら時間を掛ければ良いメールになるといったことはありません。長文のメールを受け取れば、読む気がなくなる人が多いと思いますが、相手も同じように感じています。

英文メール作成の基本ルールを守りながらも、簡単な表現を使った短い英文になるように心がけましょう。短い英文であれば、短時間で作成できます。


英文メール作成のポイント


①日本語を英語に直訳しない


英語圏のビジネスメールの書き方は、日本の典型的なビジネスメールとは異なっています。次のような日本では一般的な書き出しや末文は、ビジネス英文メールで一般的ではないので必要ありません。

  • いつもお世話になります
  • 貴社ますますご清栄のことと~
  • 今後ともよろしくお願いします
  • 今後とも、いっそうのご支援、ご鞭撻のほどお願い申し上げます

英文メールでは、いきなり要件から書き始めます。これらの表現を無理やり英訳することは可能ですが、相手にプロフェッショナルな印象を与えたければ書く必要はありません。

また、天候の話題も子供っぽい印象を与えるため、書かないほうが無難です。


②常にDear Mr./Ms. を使う

日本人ならば、狩野永徳の「狩野」が氏で、「永徳」は名となります。英語圏の人ならSteve Jobsの「Steve」が名(First name)で、「Jobs」が氏(Last name)になります。

例えば、狩野永徳さんがSteve Jobsさんに英文メールを送る場合は次のようになります。

Dear Mr.Jobs,

メール本文

Sincerely,
Kano

イギリスでは親しい間柄なら社外の人に対しても、「Hi Kano,」といった書き方をしていますが、同じ表現(Hi ○○,)で返信したところ、CCで送っていた英国人の上司から注意されたことがあるため、日本人は常にDear Mr/Msを使用した方がよさそうです。

博士に送る場合は、Dear Dr.Einstein,にようにMr/ MsがDr.に変わります。


③一文だけでも問題ない

例えば、メールに添付されたシッピングインボイスを受け取った時にどのような返信文を返しますか?ビジネス英文メールでは、1文だけのメールでも全く問題ありません。長い文章を考えるほど返信が大変になるので、なるべく短い・簡単な表現のメールにしましょう

  • I have received the Shipping Invoice.
  • Thank you for the update.
  • Thanks for sending me the Shipping Invoice.

上記の例文のどれかを選択すれば返信も1分で終わります。長い文章にするほど文法ミスの可能性が増え、構文が複雑になります。英文はSimple is bestです。


④24時間以内の返信を目指す

できればメールを受信してから24時間以内に返信しましょう。返信は1文だけでも問題ないので、「Thank you for updating the informarion」などと無難に使える表現で返信します。

回答までに時間が掛かりそうであれば、返信可能な予定日を知らせるだけでも相手に与える印象が良くなります。社内での打ち合わせや回答英訳に時間をかけて返信が遅れると、相手は不安を感じます。

  • We will contact you within a few days.
  • I will contact you at a later date.
  • We will contact you after a determination is made.

⑤出張、休暇時は自動返信の設定を

すぐに返信できない場合は、自動返信メールの設定を設定して、返信が遅くなる可能性があることを伝えましょう。緊急連絡先も伝えておくと、相手に安心感を与えます。

英文自動応答メッセージ »


⑥添付ファイルの容量確認

スキャナーで取り込んだファイルは容量が多くなります。WordやExcelをそのままPDFファイルに変換できれば、容量を削減することができます。添付ファイルが10Mbを超えるとメールサーバーがエラーを返す場合があるので、送る前に容量を確認する習慣をつけましょう。


⑦文法チェックを必ず行う

文法的に間違いだらけのメールを送ると、相手は内容の正確性についても疑問に思います。また、誤字脱字が多ければ、相手の信用を得られません。プロフェッショナルな英文にするために、最低限の文法チェック(他動詞と自動詞の区別、単数複数、時制、誤字脱字)によって、間違いを可能な限りゼロにすることを目指します。


  • We would like to discuss about our business strategy for new business.
  • Thank you for send the kind messages.
  • Everything in the new business are new.

上記の例文はどこが間違っているかわかりましたか?わからない場合は文法講座を読んでみましょう。

ビジネス英語のための英文法講座 »


⑧Please~は使わない

依頼の表現では「Please send me the Invoice.」のようにPleaseから始まる文がありますが、日本人が思っている以上に命令形に近い印象を与えます。部下に送るメールであれば問題ありませんが、取引先や上司に送ると失礼なので、より丁寧な表現を選びましょう。

相手に依頼する表現(丁寧な順番)

  1. I would be appreciated if you could send me the Invoice.
  2. Could you please semd me the Invoice.
  3. Please send me the Invoice.

Pleaseの代わりに「I’d be grateful if you could ~」などの表現を使うと、丁寧に依頼することができます。


⑨初めて送るメールでは、Sincerelyを使う

初めてメールを送る相手であれば、Sincerely,を使います。2回め以降はBest regards,またはKind regards,を使います。イギリスからのメールでは、結辞はKind regards,がよく使われています。


⑩重要な内容であれば翌日再チェック

急いで英文を作成すると、どうしてもミスが含まれてしまうことがあります。別の人が確認する場合は問題ありませんが、同じ人物が確認する場合は日を改めて見直すと、気付かなかったミスを発見できます。


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