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報告書作成に必要な書類の準備を依頼する


このページでは、証券取引委員会への報告書作成に必要な財務諸表等の準備を相手側に依頼する表現を紹介しています。

相手に依頼する場合は "Please send me the following documents"などの表現を思い浮かべますが、下記の表現を使えば"please"を使わずに依頼することができます

we (and our auditor) will need the list of the items.

"Please"だと不十分だし、”Could you please"だと丁寧すぎるように感じるならば、ビジネスライクに”これらの書類が必要です”と伝える下記のメール例文を参考にしてください。

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メール例文

Subject:required documents


Dear Mr. Brown,


I am please to inform you that our borad of members have decided to the purchase 20% share of the XYZ Inc.

I set out below the information supplied by Julius Caesar, CFO ABC INC.

Based on the information provided, a 20% equity ownership in XYZ at this time would not be considered significant enough to require to us to include separate financial information for YXZ in our 10-K and 10-Q filings under the SEC requirements, however it is significant enough that we (and our auditor) will need the list of the items below for financial reporting purposes upon an increase in ownership to 20% or above(threshold for equity reporting under US GAAP):

  1. Basic of accounting used by XYZ(EU GAAP, IFRS or other) and accounting treatment/ policy information (i.e. depreciation methods used, capitalization policy, allowance for doubtful accounts policy, etc.) so we can understand differences between XYZ accounting principles and US GAAP.
  2. Balance sheet and income statement of XYZ as of the date that ABC increase its equity ownership to 20% or above (as well as of the date of any subsequent changes)
  3. Latest audited financial statements
  4. Latest tax return and tax provision work papers (book/ tax reconciliations)

件名:必要書類


Dear Mr. Brown,


XYZ社の株式を20%購入することが、取締役会で決定・承認されましたのでお知らせします。

ABC社のCFOであるJulius Caesar氏から下記の情報が提供されましたので、お知らせします。

提供された情報を基にすると、米国証券取引委員会(SEC)規則では、(ABC社が)XYZ社の株式を20%取得した際に、私たち(ABC社)の10-K(年次報告書 )および10-Q(四半期の決算報告書)に、XYZ社の単独財務諸表を含めることまでは求められないと考えています。しかしながら、私たち(監査役)は、米国会計基準(GAAP)の報告書提出義務が課される20%以上の株式を保有した場合、財務報告書を作成するために下記のリストの情報が必要になります。

  1. XYZ社が採用している会計基準(EUの会計基準、国際会計基準または他の基準)および会計処理/会計方針の情報(採用している原価償却法、費用の資産計上の方針、貸倒引当金の方針等。)これらの情報により、XYZ社の会計原則と米国会計基準(GAAP)の違いが理解できるでしょう。
  2. ABC社が株式を20%またはそれ以上購入した日付(追加で購入する場合はその日付も同様とします)のXYZ社の貸借対照表および損益計算書
  3. 監査された最新の財務諸表
  4. 最新の納税申告書および法人税計算書(帳簿/課税所得計算書)

Ongoing


  1. Balance sheet of XYZ as of each quarterly reporting reriod(31 march, 30 June, 30 September and 31 December)
  2. Quarter-to-date and Year-to-date income statements of XYZ for each quarterly reporting period.
  3. Details/roll forward of other comprehensive income (if any) reflected on the balance sheets at each quarterly reporting period
  4. Details regarding extraordinary items reflected on the income statements for each period, if any

I trust this is clear but Caesar will be pleased to clarify any points you require. Do not hesitate to contact either myself, Julius Caesar or David Brown if you do have any queries.


Sincerely,

River

(20%以上の株式を購入して以後)継続して提出していただく書類


  1. 各四半期間(3月31日、6月30日、9月30日および12月31日)のXYZ社の貸借対照表
  2. 各四半期および通期のXYZ社の損益計算書
  3. 各四半期間の貸借対照表に反映されたその他の包括利益の詳細/変更点
  4. 各四半期間の損益計算書に反映されたその他の項目の詳細、その他項目が発生した場合のみ

私は上記内容で曖昧な点がないと考えていますが、あなた方から説明を求められたなら、カエサル氏がよろこんでどのような内容に関しても説明します。ご質問がございましたら、私またはユリウス・カエサルまたはデイビット・ブラウンまで遠慮なくお問い合わせください。


敬具

リバー

その他の表現


Please let me know if you have any questions or require additional information/clarification from us, thank you.

どのようなご質問でも、またより詳細な情報/説明が必要であればお知らせください。よろしくお願いします。

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