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 HOME英文メール > 秘書を通した日程調整


秘書を通した日程調整の英文メール例


欧米の会社では、秘書がスケジュールの判断を任されているケースが多く見られます。そのため、単なる事務職員扱いをすると、いざという時の支援が得られにくくなってしまいます。

自分のほうが年齢(役職)が上であっても、丁寧な表現を心がけてメールを作成しましょう。

意味上の主語を明示したい場合は、"for”または”of”を使います。秘書自身が主語になることは少なく、通常はボス(上司)を主語にします。

12 December (Mon) at 18:00(GMT) will work for Mr. Kano.

(12月12日(月)のイギリス時間18時であれば、狩野氏のスケジュールは空いています。)

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メール例文

Subject:BOD Meeting


Dear Mr. Brown,


I have discussed with Mr. Kano, and he will not be attending the upcoming Board of Directors meeting.

He does look forward to contacting you sometime in the next two weeks for a discussion.


Best regards,

Brown

件名:取締役会


ブラウン様


私は狩野氏と話しましたが、次回の取締役会に狩野氏は出席されません。

狩野氏は、2週間以内にあなたと連絡を取り、今後の予定等について打ち合わせたいと考えています。


敬具

ブラウン

Subject:Meeting Schedule


Dear Mr. Brown,


12 December (Mon) at 18:00(GMT) will work for Mr. Kano.

Do you want to go ahead and send the meeting invite for calendar?

Or if you want me to, let me know.


Kind regards,

River

件名:会議スケジュール


ブラウン様


12月12日(月)のイギリス時間18時であれば、狩野氏のスケジュールは空いています。

この日程でスケジュールを確定して、カレンダーに登録、招待メッセージを送るようにしましょうか?

私が上記の手配を進めてよろしければ、ご連絡ください。


敬具

リバー

Subject:Schedule change


Dear Mr. Brown,


Mr.Kano would like your opinion on whether he may schedule a return flight on Monday morning, November 22nd instead of returning Tuesday as originally planned.

He has a business matter that he must return to Kyoto to take care of that same week.

He would have liked very much to have gone trip to the countryside from London, and would enjoy doing that on a future trip.

If you feel it would not be disrespectful to decline the sightseeing trip on Tuesday, he will then go ahead and book a return flight home on Monday morning.

Please let me know if this is acceptable.


Best regards,

River

件名:スケジュール調整


ブラウン様


狩野氏は、当初予定していた11月22日(火)ではなく、あなたの意見を取り入れて月曜日の午前の便での帰国することを考えています。

取り組むべき仕事があるため、狩野氏はその週の内に京都に戻らなければなりません。

狩野氏はロンドン近郊の田園地方旅行を非常に楽しみにしていましたが、今回ではなく次の機会に観光できることを楽しみにしています。

もし、火曜日に予定していた観光を取りやめることが失礼ではないとお考えであれば、月曜日の午前便で帰国できるように航空券を手配します。

観光の取りやめで一日早く帰国することが問題ないかどうかお知らせください。


敬具

リバー

その他の表現


I wanted to advise you of changes in the schedule.

スケジュールの変更を提案したいと思います。

I would be grateful if you could advise Mr. Kano , Mr. Hosokawa and others of the attached announcement.

添付のお知らせを狩野氏、細川氏および関係者の方々にお知らせ頂ければ幸いです。

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